Afdeling IV.
De aanvraagprocedure


Art. 17.

§ 1

De aanvraag wordt schriftelijk ingediend. Hieronder wordt verstaan een aanvraag die ingediend wordt per brief, per fax, per e-mail, of die persoonlijk wordt overhandigd.


De aanvraag vermeldt duidelijk de aangelegenheid waarover het gaat, indien mogelijk de bestuursdocumenten in kwestie, de vorm waarin de informatie bij voorkeur ter beschikking wordt gesteld, alsook de naam en het correspondentieadres van de aanvrager. Voor milieu-informatie kan ze ook een voorstel van termijn bevatten waarbinnen de aanvrager de informatie wenst te ontvangen.


De aanvrager bewijst zijn identiteit en bewijst desgevallend dat degene van wie de informatie afkomstig is, heeft ingestemd met de openbaarmaking, als de aanvraag betrekking heeft op :

de persoonlijke levenssfeer, bedoeld in artikel 13, 2°, of in artikel 15, § 1,1°;
vertrouwelijke commerciėle of industriėle informatie, bedoeld in artikel 14, 3°, of in artikel 15, § 1, 7°;
informatie die door derden werd verstrekt zonder dat ze daartoe verplicht werden en die ze uitdrukkelijk als vertrouwelijk hebben bestempeld, zoals bedoeld in artikel 13, 6°, of in artikel 15, § 1, 5°.

 

§ 2

De aanvrager moet geen belang aantonen.


Voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard moet de aanvrager evenwel aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel :

de informatie;
de beslissing waarop de informatie betrekking heeft;
de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, werd opgesteld. 

 

Dat belang moet slechts worden aangetoond voor zover het gaat om andere dan milieu-informatie en voor zover de informatie van persoonlijke aard niet over de aanvrager handelt.

 

§ 3

De aanvraag is gericht aan de instantie die over het bestuursdocument beschikt of het in een archief heeft neergelegd. Ze kan ook gericht worden aan de communicatieambtenaar, bedoeld in artikel 31, § 1.


Indien de aanvraag wordt gericht aan een instantie die het bestuursdocument niet in haar bezit heeft of aan de communicatieambtenaar, dan stuurt de instantie of de communicatieambtenaar de aanvraag zo spoedig mogelijk door naar de instantie die het document vermoedelijk in haar bezit heeft. De aanvrager wordt hiervan onmiddellijk op de hoogte gebracht. Indien de aanvraag wordt gericht aan een archief en betrekking heeft op een bestuursdocument dat door een instantie in een archief werd neergelegd, stuurt het archief de aanvraag onmiddellijk door naar die instantie.


De instantie die een aanvraag ontvangt en het bestuursdocument in haar bezit heeft of het in een archief heeft neergelegd, noteert dit onmiddellijk in een register, met vermelding van de datum van ontvangst. De registratie is openbaar voor de aanvrager.


Art. 18.

Als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, verzoekt de instantie zo spoedig mogelijk de aanvrager zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen.


De instantie deelt mee waarom de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is. Voor zover dat mogelijk is, geeft ze tevens aan welke gegevens over de gevraagde informatie nodig zijn om op de aanvraag te kunnen ingaan.


Art. 19.

De beslissing over de aanvraag wordt genomen, onverminderd delegatie :

voor het Vlaams Parlement : door de griffier;
voor de aan het Vlaams Parlement verbonden instellingen : door een bevoegd leidinggevend personeelslid;
voor de instantie, genoemd in artikel 4, § 1, 2° door een bevoegd leidinggevend personeelslid van de instantie die het bestuursdocument in haar bezit heeft
voor de gemeenten en de districten : door de secretaris;
voor de provincies : door de griffier;
voor de andere gemeentelijke en provinciale instellingen en de V.Z.W.’s, genoemd in artikel 4, § 1, 5° : door de voorzitter van de raad van bestuur;
voor de verenigingen van provincies en gemeenten en samenwerkingsvormen, genoemd in artikel 4, § 1, 6° : door de voorzitter van de vereniging;
voor de O.C.M.W.’s en de verenigingen, bedoeld in hoofdstuk 12 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn : door de secretaris van het O.C.M.W. of de leidend ambtenaar van de vereniging;
voor de polders en wateringen : door de dijkgraaf van de polder of de voorzitter van de watering;
10° voor de kerkfabrieken en de instellingen die belast zijn met het beheer van de temporaliėn van de erkende erediensten : door hun voorzitter;
11° voor de andere instanties binnen het Vlaamse Gewest en de Vlaamse Gemeenschap : de bevoegde persoon overeenkomstig de toepasselijke regelgeving en statuten

 


Art. 20.

§ 1

Na ontvangst van de aanvraag, gaat de instantie na welke bestuursdocumenten ze openbaar kan maken met inachtneming van de bepalingen van artikelen 9 tot 15, en artikel 20, § 2, zesde lid. De aanvraag brengt voor de instantie geen verplichting mee om het gevraagde bestuursdocument te verwerken of te analyseren.
Bij het beantwoorden van aanvragen om milieu-informatie geven de instanties als de informatie voorhanden is en hierom gevraagd wordt, aan welke meetmethodes zijn gebruikt bij het samenstellen van de informatie met inbegrip van de methodes voor analysering, monstername en voorbehandeling van de monsters, of verwijzen naar een gebruikte standaardprocedure.


Indien het bestuursdocument in de gevraagde vorm beschikbaar is of redelijkerwijze kan ter beschikking gesteld worden, verschaft de instantie in kwestie het bestuursdocument in de gevraagde vorm.


Indien dit niet het geval is, dan deelt de instantie in haar beslissing aan de aanvrager mee in welke andere vorm of vormen het bestuursdocument beschikbaar is of redelijkerwijze kan ter beschikking gesteld worden.


In voorkomend geval, motiveert de milieu-instantie waarom zij de milieu-informatie niet ter beschikking kan stellen van de aanvrager binnen de door hem voorgestelde termijn.
 

 

§ 2

De aanvraag wordt zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijftien kalenderdagen schriftelijk, per fax of per e-mail beantwoord.


Als een aanvraag overeenkomstig artikel 18 kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is, begint een nieuwe termijn van 15 dagen te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft.


Indien de aanvraag wordt afgewezen op grond van artikel 11, 2°, dan vermeldt de beslissing welke instantie verantwoordelijk is voor de afwerking van het bestuursdocument, alsmede de geschatte termijn voor de voltooiing ervan.


Als de instantie oordeelt dat de gevraagde informatie moeilijk tijdig te verzamelen is, of als de toetsing van de aanvraag tot openbaarmaking aan de uitzonderingen, bedoeld in artikelen 11 tot 15 moeilijk tijdig uit te voeren is, dan deelt de instantie aan de aanvrager mee dat de termijn van vijftien kalenderdagen verlengd wordt tot een termijn van dertig kalenderdagen. De verlengingsbeslissing vermeldt de reden of de redenen voor het uitstel.


Indien de aanvraag tot openbaarmaking wordt afgewezen op grond van artikelen 13,2° of 6°, artikel 14, 3°,of artikel 15, § 1,1°,5° of 7°, dan neemt de instantie contact op met de betrokkene en vraagt ze of de aanvrager toestemming krijgt om alsnog toegang te krijgen tot het gevraagde bestuursdocument.


Als de aanvraag tot openbaarmaking betrekking heeft op een bestuursdocument waarin een werk is opgenomen dat door een intellectueel recht beschermd wordt, wijst de instantie in haar beslissing in ieder geval hierop.
 

 

§ 3

De beslissing tot inwilliging wordt zo spoedig mogelijk uitgevoerd en uiterlijk binnen dertig kalenderdagen. Bij een verlengingsbeslissing, bedoeld in artikel 20, § 2, vierde lid, wordt die termijn van uitvoering gebracht op uiterlijk vijfenveertig kalenderdagen.

 

Als de aanvrager gebruik wenst te maken van zijn recht op inzage, stelt de instantie die het bestuursdocument in haar bezit heeft in overleg met de aanvrager de plaats, de datum en het tijdstip van inzage vast. De aanvrager moet het bestuursdocument onder redelijke omstandigheden kunnen inkijken en moet hiervoor tevens voldoende tijd krijgen. De in artikel 4, § 1, genoemde instanties kunnen nadere regels vaststellen over de wijze waarop het inzagerecht kan worden uitgevoerd.

 

De inzage en de uitleg zijn kosteloos. De in artikel 4, § 1, genoemde instanties kunnen de overhandiging van een afschrift afhankelijk maken van de betaling van een bedrag op basis vaneen redelijke kostprijs, met behoud van de toepassing van artikel 12, lid 5, en artikel 15, lid 3, van verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

 

[...]


Art. 21.

De gemeenten verlenen hun medewerking aan de in artikel 4, § 1, 2°, genoemde instanties bij de indiening en behandeling van de aanvragen en de uitvoering van de beslissingen. De Vlaamse regering stelt de nadere regelen van die medewerking vast, na voorafgaand overleg.