Afdeling 4.
De aanvraagprocedure


Art. II.40. 1. De aanvraag wordt per brief, e-mail of, in voorkomend geval, webformulier ingediend bij de overheidsinstantie die het bestuursdocument bezit.

Als de aanvraag wordt ingediend bij een overheidsinstantie die het bestuursdocument niet bezit, stuurt de overheidsinstantie de aanvraag zo snel mogelijk door naar de overheidsinstantie die het document vermoedelijk bezit. De aanvrager wordt daarvan onmiddellijk op de hoogte gebracht.

2. De aanvraag bevat de volgende informatie:
1 de naam van de aanvrager;
2 het adres van de aanvrager;
3 de informatie die nodig is om het gevraagde bestuursdocument te identificeren;
4 de keuze voor inzage of afschrift.

De aanvrager kan eventueel ook de vorm aangeven waarin hij de gevraagde informatie wil ontvangen.

3. De aanvrager hoeft geen belang aan te tonen.

Voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard moet de aanvrager evenwel aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel:
1 de informatie;
2 de beslissing waarop de informatie betrekking heeft;
3 de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, is opgesteld.

Onder informatie van persoonlijke aard wordt verstaan: informatie die betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel, of die de beschrijving van een gedrag bevat van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbare natuurlijke persoon.

Het tweede lid is niet van toepassing als de aanvraag betrekking heeft op:
1 informatie van persoonlijke aard over de aanvrager zelf;
2 milieu-informatie;
3 bestuursdocumenten die meer dan dertig jaar geleden opgemaakt of ontvangen zijn;
4 bestuursdocumenten die aangevraagd worden in het kader van wetenschappelijk onderzoek als vermeld in artikel II.38.

4. Als de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie kan de aanvrager zelf een redelijke termijn voorstellen waarin hij de informatie wil ontvangen.

Als de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie kan de aanvrager bijkomend vragen welke meetmethodes gebruikt zijn om de informatie samen te stellen, met inbegrip van de methodes voor analysering, monstername en voorbehandeling van de monsters.

Art. II.41. De overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, 1, die een aanvraag ontvangt voor een bestuursdocument dat het bezit, noteert de aanvraag zo snel mogelijk in een register, met vermelding van de ontvangstdatum.

De registratie is openbaar voor de aanvrager.

Art. II.42. Als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze is geformuleerd, verzoekt de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, 1, zo spoedig mogelijk, en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen, de aanvrager om zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen.

De overheidsinstantie motiveert dat verzoek en geeft, indien mogelijk, aan welke bijkomende gegevens nodig zijn om de aanvraag te kunnen onderzoeken.

Art. II.43. 1. Nadat ze de aanvraag geregistreerd heeft, onderzoekt de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, 1, of de aanvraag ingewilligd kan worden met inachtneming van de bepalingen van dit hoofdstuk.

De aanvraag wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen per brief, per e-mail of, in voorkomend geval, per webformulier beantwoord.

Bij de kennisgeving van de beslissing wordt vermeld dat beroep kan ingesteld worden bij de beroepsinstantie, vermeld in artikel III.90, binnen de termijn, vermeld in artikel II.48, 1.

2. Als de aanvraag overeenkomstig artikel II.42 kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is, begint een nieuwe termijn van twintig kalenderdagen te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft.

3. Als de overheidsinstantie oordeelt dat ze de aanvraag moeilijk tijdig kan toetsen aan de uitzonderingen deelt ze mee aan de aanvrager dat de termijn van twintig kalenderdagen verlengd wordt tot een termijn van veertig kalenderdagen. De verlengingsbeslissing vermeldt de reden of de redenen voor het uitstel.

Art. II.44. 1. Als de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, 1, beslist dat de aanvraag kan worden ingewilligd of gedeeltelijk kan worden ingewilligd, voert ze die beslissing zo snel mogelijk uit en uiterlijk binnen de termijn van twintig kalenderdagen, vermeld in artikel II.43, 1 of 2.

Als de overheidsinstantie oordeelt dat ze de gevraagde informatie moeilijk tijdig kan verzamelen, kan ze de termijn verlengen tot veertig kalenderdagen conform artikel II.43, 3.

2. Als de aanvrager wil gebruikmaken van zijn recht op inzage, stelt de overheidsinstantie die het bestuursdocument bezit, in overleg met de aanvrager de plaats, de datum en het tijdstip van inzage vast. De aanvrager moet het bestuursdocument onder redelijke omstandigheden kunnen inkijken en moet daarvoor ook voldoende tijd krijgen. De overheidsinstanties kunnen nadere regels vaststellen voor de wijze waarop het inzagerecht kan worden uitgevoerd.

3. De overheidsinstantie die een aanvraag tot openbaarmaking inwilligt, vermeldt in voorkomend geval in de beslissing dat die inwilliging geen toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken als vermeld in hoofdstuk 4.

Art. II.45. 1. Als het bestuursdocument niet in de gevraagde vorm beschikbaar is of redelijkerwijze ter beschikking kan gesteld worden, deelt de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, 1, in haar beslissing aan de aanvrager mee in welke andere vorm of vormen het bestuursdocument beschikbaar is of redelijkerwijze ter beschikking gesteld kan worden.

2. Een bestuursdocument wordt gedeeltelijk openbaar gemaakt als informatie waarop een uitzondering van toepassing is als vermeld in afdeling 3 of waarvoor de verplichting geldt inzake het aantonen van het belang, vermeld in artikel II.40, 3, tweede lid, samen met andere informatie in een bestuursdocument opgenomen is, en het mogelijk is om de informatie die niet openbaar kan gemaakt worden, te scheiden van de andere informatie.

In dat geval vermeldt de overheidsinstantie uitdrukkelijk in haar beslissing dat een bestuursdocument maar gedeeltelijk openbaar mag worden gemaakt. Ze geeft zo veel mogelijk aan op welke plaatsen informatie is weggelaten en op grond van welke bepaling dit gebeurde.

3. Als de overheidsinstantie de milieu-informatie niet ter beschikking kan stellen van de aanvrager binnen de termijn die hij voorstelt met toepassing van artikel II.40, 4, eerste lid, motiveert ze dat in haar beslissing.

Art. II.46. Als de overheidsinstantie, vermeld in artikel II.28, 1, de aanvraag afwijst, deelt ze de aanvrager de gronden voor die afwijzing mee.

Als de aanvraag wordt afgewezen op grond van artikel II.33, 2, vermeldt de beslissing ook welke overheidsinstantie verantwoordelijk is voor de afwerking van het bestuursdocument, alsook de geschatte termijn voor de voltooiing ervan.

Als de aanvraag wordt afgewezen op grond van artikel II.34, 2 of 6, artikel II.35, 3, of artikel II.36, 1, tweede lid, 1, 5 of 7, neemt de overheidsinstantie contact op met de betrokkene en vraagt ze of de aanvrager toestemming krijgt om alsnog toegang te krijgen tot het gevraagde bestuursdocument.