Afdeling 5.
Beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten


Onderafdeling 1.
Algemene bepaling


Art. III.79.

§ 1. Tenzij het anders wordt vermeld in deze afdeling, is deze afdeling van toepassing op de volgende overheidsinstanties:

1° de Vlaamse administratie;

2° de Vlaamse administratieve rechtscolleges;

3° de Vlaamse adviesorganen;

4° de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie, behalve wat artikel III.84 betreft;

5° de lokale overheden, behalve wat artikel III.83, § 2, III.84 en III.88, § 2, betreft.

 

§ 2. Deze afdeling is van toepassing op de bestuursdocumenten die de overheidsinstanties, vermeld in paragraaf 1, bezitten, met uitzondering van de bestuursdocumenten van de lokale overheden die geen intergemeentelijke samenwerkingsverbanden zijn, als die bestuursdocumenten geen nut meer hebben voor de administratie of als ze betrekking hebben op federale aangelegenheden.


Onderafdeling 2.
Zorg en beheer


Art. III.80. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, dragen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaren van de bestuursdocumenten die ze hebben opgemaakt of ontvangen naar aanleiding van hun activiteiten of taken of ter handhaving van hun rechten, of die zij hebben verworven van derden, gedurende de volledige levenscyclus van de creatie, verwerving of ontvangst tot aan de eventuele vernietiging.

Art. III.81.

§ 1. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, beheren en bewaren de bestuursdocumenten die onder hun bestuurlijke verantwoordelijkheid vallen in goede, geordende en toegankelijke staat.

 

§ 2. Het beheer en de bewaring van bestuursdocumenten wordt vastgelegd in beheersregels.

 

De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, wijzen een verantwoordelijke aan die de beheersregels vastlegt, opvolgt en uitvoert.

 

Elke overheidsinstantie waakt erover dat de beheersregels toegepast en geėvalueerd worden, overeenkomstig hun eigen systeem van interne controle.

 

§ 3. De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast met betrekking tot de beheersregels en regelt de taken, de deskundigheid en de deontologische code van de verantwoordelijke.


Art. III.82.

§ 1. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, maken de categorieėn van bestuursdocumenten bekend waarvoor ze de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen.

 

Het eerste lid is ook van toepassing op de bestuursdocumenten die de overheidsinstantie verworven heeft van een derde en die door de wilsuiting van die derde niet of beperkt openbaar gemaakt mogen worden.

 

§ 2. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, publiceren de categorieėn van bestuursdocumenten waarvoor ze de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen en de selectieregels in het centrale register van de Vlaamse overheid.

 

§ 3. De Vlaamse Regering stelt de nadere regels vast voor dat register en kan bepalen onder welke voorwaarden afgeweken kan worden van de publicatie in het centrale register.


Art. III.83.

§ 1. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bestuursdocumenten van opgeheven, ontbonden of samengevoegde overheidsinstanties wordt overgedragen aan de rechtsopvolger.

 

De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuursdocumenten van overheidsinstanties die opgeheven of ontbonden worden zonder rechtsopvolger, wordt overgedragen aan de overheidsinstantie die is aangewezen bij de ontbinding.

 

Overheidsinstanties die gesplitst worden dragen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor hun bestuursdocumenten over aan de overheidsinstantie die verantwoordelijk wordt voor de taken waaruit de desbetreffende bestuursdocumenten voortvloeien.

 

§ 2. Als een overheidsinstantie opgeheven of ontbonden is zonder dat een rechtsopvolger of verantwoordelijke instantie aangewezen is, of als een van haar taken is stopgezet, worden de bestuursdocumenten en de bestuurlijke verantwoordelijkheid daarvoor overgedragen aan het depot, vermeld in artikel III.84.

 

In afwijking van het eerste lid, wordt voor de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie en die ontbonden zijn zonder dat een rechtsopvolger of verantwoordelijke instantie aangewezen is, of waarvan een van de taken is stopgezet, de overheidsinstantie die bestuurlijk verantwoordelijk wordt voor de bestuursdocumenten aangewezen door de Vlaamse Regering, na advies van het stuurorgaan Vlaams Informatie- en ICT-beleid, vermeld in artikel III.74.

 

§ 3. De Vlaamse Regering kan nadere bepalingen vaststellen voor de rechtsopvolging en de overdracht van bestuursdocumenten die daarmee gepaard gaat.


Art. III.84.

De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, dragen hun bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn, vermeld in artikel III.87, § 1, 2°, verstreken is en waarvan de definitieve bestemming, vermeld in artikel III.87, § 1, 3°, permanente bewaring is, over aan het depot dat de Vlaamse Regering daarvoor aangewezen heeft.

 

De instanties van de Vlaamse administratie zijn verplicht hun bestuursdocumenten die administratief zijn afgehandeld, onmiddellijk over te dragen aan het depot, vermeld in het eerste lid.

 

De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast inzake de kwaliteitscriteria van het depot en de procedures voor de overdracht van bestuursdocumenten aan het depot.


Art. III.85.

De Vlaamse Regering kan een externe audit van het beheer en de bewaring van bestuursdocumenten bij de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, uitvoeren.

 

De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast voor de werking, de financiering en de periodiciteit van de audit.


Onderafdeling 3.
Ondersteuning


Art. III.86.

De Vlaamse Regering zorgt in het kader van de ondersteuning van de toepassing van deze afdeling voor de uitoefening van de volgende taken:

1° de administratieve ondersteuning van de selectiecommissies, vermeld in artikel III.88, § 1;

2° het bevorderen en organiseren van kennisdeling;

3° het verlenen van advies;

4° het ontwikkelen van een instrumentarium;

5° het beheren van het register, vermeld in artikel III.82, § 2.

 

De Vlaamse Regering kan de taken, vermeld in het eerste lid, concretiseren of aanvullen.


Onderafdeling 4.
Selectie en vernietiging


Art. III.87.

§ 1. Voor elke categorie van bestuursdocumenten worden selectieregels opgesteld die minstens de volgende gegevens bevatten:

1° een betekenisvolle naam en omschrijving;

2° het administratieve of juridische nut, verduidelijkt door een bewaartermijn met bijbehorende motivering;

3° de aanduiding van de waarde voor het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, verduidelijkt door de definitieve bestemming, die ofwel een vernietiging ofwel een permanente bewaring inhoudt, met bijbehorende motivering.

 

De selectiecommissie, vermeld in artikel III.88, § 1, kan beslissen dat de selectieregels meer gegevens moeten bevatten.

 

§ 2. De selectieregels hebben uitwerking vanaf de bekendmaking ervan in het register, vermeld in artikel III.82, § 2.

 

§ 3. De bekendgemaakte selectieregels zijn geldig voor de duur van ten hoogste vijf jaar of tot op het moment dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuursdocumenten overgedragen wordt conform artikel III.83.

 

§ 4. De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast voor de opmaak, de goedkeuring en de onderlinge consistentie van de selectieregels.


Art. III.88.

§ 1. De Vlaamse Regering richt een selectiecommissie op voor de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, 1°, 2°, 3° en 4°, en kan een of meer selectiecommissies oprichten voor de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, 5°. Deze selectiecommissies zijn belast met het opstellen en actualiseren of goedkeuren van de selectieregels.

 

§ 2. Voor de categorieėn van bestuursdocumenten die betrekking hebben op activiteiten of taken die toegewezen zijn aan een overheidsinstantie, stelt de overheidsinstantie, in samenwerking met de selectiecommissie, de selectieregels op.

 

§ 3. De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast voor de samenstelling en de werking van de opgerichte selectiecommissies en stelt de vergoedingen van de leden ervan vast.


Art. III.89.

§ 1. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, kunnen bestuursdocumenten alleen vernietigen conform de toepasselijke bekendgemaakte selectieregels.

 

§ 2. Tot op het moment dat selectieregels als vermeld in artikel III.87 worden bekendgemaakt, blijven de selectielijsten, vermeld in artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 of in artikel 11 van het Archiefdecreet van 9 juli 2010, gelden en kunnen de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, bestuursdocumenten vernietigen conform de selectielijsten.

 

De selectielijsten, vermeld in het eerste lid, verliezen hun geldigheid vijf jaar na de inwerkingtreding van deze bepaling.

 

§ 3. Bestuursdocumenten waarvoor geen selectieregels als vermeld in artikel III.87, of geldige selectielijsten als vermeld in paragraaf 2, bekendgemaakt zijn, kunnen alleen vernietigd worden met toestemming van de bevoegde selectiecommissie.

 

De Vlaamse Regering stelt de nadere regels vast voor die procedure.

 

§ 4. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, houden van de vernietiging van bestuursdocumenten een gedateerde verklaring bij die ten minste een specificatie van de vernietigde bestuursdocumenten bevat en een verwijzing naar de bepaling die de vernietiging toelaat.

 

De Vlaamse Regering stelt de nadere regels vast voor de inhoud en de bekendmaking van deze verklaring.