Onderafdeling 2.
Zorg en beheer


Art. III.80. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, dragen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het beheren en bewaren van de bestuursdocumenten die ze hebben opgemaakt of ontvangen naar aanleiding van hun activiteiten of taken of ter handhaving van hun rechten, of die zij hebben verworven van derden, gedurende de volledige levenscyclus van de creatie, verwerving of ontvangst tot aan de eventuele vernietiging.

Art. III.81.

§ 1. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, beheren en bewaren de bestuursdocumenten die onder hun bestuurlijke verantwoordelijkheid vallen in goede, geordende en toegankelijke staat.

 

§ 2. Het beheer en de bewaring van bestuursdocumenten wordt vastgelegd in beheersregels.

 

De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, wijzen een verantwoordelijke aan die de beheersregels vastlegt, opvolgt en uitvoert.

 

Elke overheidsinstantie waakt erover dat de beheersregels toegepast en geėvalueerd worden, overeenkomstig hun eigen systeem van interne controle.

 

§ 3. De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast met betrekking tot de beheersregels en regelt de taken, de deskundigheid en de deontologische code van de verantwoordelijke.


Art. III.82.

§ 1. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, maken de categorieėn van bestuursdocumenten bekend waarvoor ze de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen.

 

Het eerste lid is ook van toepassing op de bestuursdocumenten die de overheidsinstantie verworven heeft van een derde en die door de wilsuiting van die derde niet of beperkt openbaar gemaakt mogen worden.

 

§ 2. De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, publiceren de categorieėn van bestuursdocumenten waarvoor ze de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen en de selectieregels in het centrale register van de Vlaamse overheid.

 

§ 3. De Vlaamse Regering stelt de nadere regels vast voor dat register en kan bepalen onder welke voorwaarden afgeweken kan worden van de publicatie in het centrale register.


Art. III.83.

§ 1. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bestuursdocumenten van opgeheven, ontbonden of samengevoegde overheidsinstanties wordt overgedragen aan de rechtsopvolger.

 

De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor bestuursdocumenten van overheidsinstanties die opgeheven of ontbonden worden zonder rechtsopvolger, wordt overgedragen aan de overheidsinstantie die is aangewezen bij de ontbinding.

 

Overheidsinstanties die gesplitst worden dragen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor hun bestuursdocumenten over aan de overheidsinstantie die verantwoordelijk wordt voor de taken waaruit de desbetreffende bestuursdocumenten voortvloeien.

 

§ 2. Als een overheidsinstantie opgeheven of ontbonden is zonder dat een rechtsopvolger of verantwoordelijke instantie aangewezen is, of als een van haar taken is stopgezet, worden de bestuursdocumenten en de bestuurlijke verantwoordelijkheid daarvoor overgedragen aan het depot, vermeld in artikel III.84.

 

In afwijking van het eerste lid, wordt voor de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie en die ontbonden zijn zonder dat een rechtsopvolger of verantwoordelijke instantie aangewezen is, of waarvan een van de taken is stopgezet, de overheidsinstantie die bestuurlijk verantwoordelijk wordt voor de bestuursdocumenten aangewezen door de Vlaamse Regering, na advies van het stuurorgaan Vlaams Informatie- en ICT-beleid, vermeld in artikel III.74.

 

§ 3. De Vlaamse Regering kan nadere bepalingen vaststellen voor de rechtsopvolging en de overdracht van bestuursdocumenten die daarmee gepaard gaat.


Art. III.84.

De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, dragen hun bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn, vermeld in artikel III.87, § 1, 2°, verstreken is en waarvan de definitieve bestemming, vermeld in artikel III.87, § 1, 3°, permanente bewaring is, over aan het depot dat de Vlaamse Regering daarvoor aangewezen heeft.

 

De instanties van de Vlaamse administratie zijn verplicht hun bestuursdocumenten die administratief zijn afgehandeld, onmiddellijk over te dragen aan het depot, vermeld in het eerste lid.

 

De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast inzake de kwaliteitscriteria van het depot en de procedures voor de overdracht van bestuursdocumenten aan het depot.


Art. III.85.

De Vlaamse Regering kan een externe audit van het beheer en de bewaring van bestuursdocumenten bij de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, uitvoeren.

 

De Vlaamse Regering stelt de nadere bepalingen vast voor de werking, de financiering en de periodiciteit van de audit.