Afdeling 9.
Organisatiebeheersing en interne audit


Art. III.114.

De departementen, intern verzelfstandigde agentschappen en de extern verzelfstandigde agentschappen staan in voor hun organisatiebeheersing.

 

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat:

1° de vastgelegde doelstellingen bereikt worden en dat de risico's om ze te bereiken bekend en beheerst zijn;

2° wetgeving en procedures nageleefd worden;

3° betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikbaar is;

4° er op een effectieve en efficiënte wijze gewerkt wordt en dat de beschikbare middelen economisch ingezet worden;

5° de activa beschermd worden en dat fraude voorkomen wordt.


Art. III.115.

§ 1. In elk departement, intern verzelfstandigd agentschap en publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap wordt periodiek een audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen.

 

Audit Vlaanderen evalueert de organisatiebeheersing, gaat na of ze adequaat is en formuleert aanbevelingen om ze te verbeteren. Audit Vlaanderen voert daarvoor organisatie- en procesaudits uit.

 

Audit Vlaanderen is ook bevoegd voor de uitvoering van forensische audits bij de overheidsinstanties, vermeld in het eerste lid.

 

De bevoegdheid en het werkterrein van Audit Vlaanderen omvatten ook de Vlaamse openbare instellingen van categorie A en de Eigen Vermogens met rechtspersoonlijkheid, die verbonden zijn aan de overheidsinstanties, vermeld in het eerste lid.

 

De Vlaamse Regering regelt de oprichting en de interne werking van Audit Vlaanderen.

 

§ 2. Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken van de Vlaamse administratie worden uitgevoerd. Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig worden geacht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden zo snel mogelijk en zonder voorafgaande machtiging op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken.

 

Met toepassing van artikel 23, lid 1, e) en h), van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) kan Audit Vlaanderen beslissen om de verplichtingen en de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, niet toe te passen bij de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van een onderzoek dat betrekking heeft op een welbepaalde natuurlijke persoon, als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in het derde tot en met het elfde lid.

 

De afwijkingsmogelijkheid, vermeld in het tweede lid, geldt alleen gedurende de periode waarin de betrokkene het voorwerp uitmaakt van een controle, een onderzoek of de voorbereidende werkzaamheden die daarmee verband houden, in het kader van de decretale en reglementaire opdrachten van Audit Vlaanderen, op voorwaarde dat het voor het goede verloop van het onderzoek noodzakelijk is of kan zijn dat de verplichtingen en de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, niet worden toegepast. De duur van de voorbereidende werkzaamheden mag in voorkomend geval niet meer bedragen dan een jaar vanaf de ontvangst van een verzoek tot uitoefening van een van de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening.

 

De persoonsgegevens, vermeld in het tweede lid, worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

 

De afwijkingsmogelijkheid, vermeld in het tweede lid, heeft geen betrekking op de gegevens die losstaan van het voorwerp van het onderzoek dat of van de controle die de weigering of beperking van de rechten, vermeld in het tweede lid, rechtvaardigt.

 

Als de betrokkene in het geval, vermeld in het tweede lid, tijdens de periode, vermeld in het derde lid, een verzoek indient op basis van artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, bevestigt de bevoegde functionaris voor gegevensbescherming de ontvangst daarvan.

 

De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming brengt de betrokkene schriftelijk, zo snel mogelijk en in elk geval binnen een maand vanaf de dag die volgt op de dag waarop hij het verzoek heeft ontvangen, op de hoogte van elke weigering of beperking van de rechten, vermeld in het tweede lid. De verdere informatie over de nadere redenen voor die weigering of die beperking hoeft niet te worden verstrekt als dat de decretale en reglementaire opdrachten van Audit Vlaanderen zou ondermijnen, met behoud van de toepassing van het negende lid. Als het nodig is, kan de voormelde termijn met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met het aantal aanvragen en de complexiteit ervan. De verwerkingsverantwoordelijke brengt de betrokkene binnen een maand vanaf de dag die volgt op de dag waarop hij het verzoek heeft ontvangen, op de hoogte van die verlenging en van de redenen voor het uitstel..

 

De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming informeert de betrokkene ook over de mogelijkheid om een verzoek in te dienen bij de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens conform artikel 10/5 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer en om een beroep in rechte in te stellen.

 

De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming noteert de feitelijke of juridische gronden waarop de beslissing is gebaseerd. Die informatie houdt hij ter beschikking van de voormelde Vlaamse toezichtcommissie.

 

Nadat het onderzoek afgesloten is, worden de rechten, vermeld in artikel 13 tot en met 22 van de voormelde verordening, in voorkomend geval, conform artikel 12 van de voormelde verordening opnieuw toegepast.

 

Als een dossier dat persoonsgegevens als vermeld in het tweede lid, bevat, naar het Openbaar Ministerie is gestuurd en kan leiden tot activiteiten onder leiding van het Openbaar Ministerie of een onderzoeksrechter, en er onduidelijkheid is over het geheim van het onderzoek onder leiding van het Openbaar Ministerie of een onderzoeksrechter, mag de bevoegde functionaris voor gegevensbescherming op verzoek van de betrokkene overeenkomstig artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening pas antwoorden nadat het Openbaar Ministerie of, in voorkomend geval, de onderzoeksrechter heeft bevestigd dat een antwoord het onderzoek niet in het gedrang brengt of kan brengen.

 

§ 3. Elk personeelslid heeft het recht om Audit Vlaanderen rechtstreeks op de hoogte te brengen van onregelmatigheden die hij bij de uitoefening van zijn functie vaststelt.

 

Buiten de gevallen van kwade trouw, persoonlijk voordeel of valse aangifte die een dienst of een persoon schade toebrengen, kan een rapportering aan Audit Vlaanderen nooit aanleiding geven tot een tuchtsanctie of een ontslag.

 

§ 4. Bij Audit Vlaanderen worden twee auditcomités opgericht, die elk bestaan uit zeven leden:

1° het auditcomité van de Vlaamse administratie, dat bestaat uit vier onafhankelijke deskundigen en drie vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering;

2° het auditcomité van de lokale besturen, dat bestaat uit vier onafhankelijke deskundigen, twee leden op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten en één lid op voordracht van de Vereniging van de Vlaamse Provincies. De Vlaamse minister, bevoegd voor de binnenlandse aangelegenheden, of zijn vertegenwoordiger woont de vergadering van het auditcomité van de lokale besturen als waarnemer bij.

 

De auditcomités staan in voor de aansturing en opvolging van, en de controle en het toezicht op Audit Vlaanderen. Beide auditcomités worden voorgezeten door een onafhankelijke deskundige.

 

§ 5. Buiten de uitzonderingen op de geheimhoudingsplicht waarin artikel 27 van de wet van 22 juli 1953 houdende oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en tot organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor voorziet, geldt deze plicht tevens niet voor:

1° de informatie-uitwisseling over de auditstrategie en -planning, de monitoring en risicoanalyse, de controle en rapportering en de controlemethodieken door de bedrijfsrevisor aan het Rekenhof en Audit Vlaanderen inzake de lokale en provinciale besturen die zij gemeenschappelijk hebben als controledomein;

2° de overdracht aan het Rekenhof en Audit Vlaanderen van informatie uit werkdocumenten van de bedrijfsrevisor inzake lokale en provinciale besturen die zij gemeenschappelijk hebben als controledomein.