Onderafdeling 6.1.5.
Goedkeuring van systemen voor het afleveren van digitale identificatieformulieren


Art. 6.1.5.1.

Systemen die digitale identificatieformulieren afleveren moeten goedgekeurd worden door de OVAM. De beheerder van het systeem dient hiervoor een aanvraag tot goedkeuring in bij de OVAM. Hij dient zijn aanvraag in via het DIGIPOST webloket dat de OVAM ter beschikking stelt via haar website.


De OVAM stelt een register van goedgekeurde systemen voor het afleveren van digitale transportmeldingen ter beschikking via haar website.


Art. 6.1.5.2.

De aanvraag tot goedkeuring van het systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren bevat tenminste volgende onderdelen:

een checklist waarbij elk van de voorwaarden opgelegd in artikel 6.1.5.3. wordt afgetoetst en beschreven;
een beschrijving van de functionele werking van het systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren, waaruit blijkt dat voldaan is aan de voorwaarden opgelegd in artikel 6.1.5.3;
een gedetailleerde beschrijving van volgende essentiële onderdelen van het systeem:
  a) de manier van handtekening;
  b) de toegankelijkheid voor de diverse actoren, onder andere welke toestellen gebruikt kunnen worden, in welke formaten de gegevens ter beschikking worden gesteld van de gebruikers, de toezichthouders en andere bevoegde inspectiediensten;
  c) hoe de archivering van de gegevens gebeurt;
  d) een korte beschrijving van de gebruikte software en welke middelen voorzien zijn om de beveiliging, integriteit en de authenticiteit van het digitale identificatieformulier te garanderen, inclusief op welke wijze de wijzigingen aan het formulier gelogd worden;
  e) de wijze waarop de toezichthouders en andere bevoegde inspectiediensten op de plaats van de controle het elektronische identificatieformulier kunnen controleren: het model, de leesbaarheid en de authenticiteit;
  f) een beschrijving op welke manier toegang en inzage zal worden verleend aan de OVAM en de toezichthouders en andere bevoegde inspectiediensten, inclusief een korte handleiding.

 

Na de ontvangst van de aanvraag stelt de OVAM de toezichthoudende diensten in kennis van de indiening van een dossier en stuurt hen de volledige aanvraag voor advies door.

 


De OVAM zal de aanvrager binnen de 20 kalenderdagen na ontvangst van het dossier uitnodigen voor een demonstratie van het systeem in de kantoren van de OVAM. Vertegenwoordigers van de toezichthoudende diensten zullen ook worden uitgenodigd voor deze demonstratie. De OVAM en de toezichthoudende diensten kunnen tijdens deze demonstratie vragen stellen. Als de OVAM of de toezichthouders dit nodig achten kan gevraagd worden om het aanvraagdossier aan te passen en verdere specificaties erin op te nemen.


Uiterlijk 30 kalenderdagen na de demonstratie en, indien van toepassing, na ontvangst van het aangepaste aanvraagdossier, neemt de OVAM een gemotiveerde beslissing en stuurt deze naar de aanvrager.


De OVAM brengt de toezichthoudende diensten en de andere gewesten op de hoogte van haar beslissing.


Een goedkeuring wordt verleend voor onbepaalde termijn. Elke wijziging van de beheerder van het systeem wordt op voorhand aan de OVAM gemeld.


Een goedkeuring van een systeem kan niet overgedragen worden aan een andere beheerder.


Na de goedkeuring van een systeem brengt de beheerder de OVAM maandelijks op de hoogte van de nieuwe gebruikers van het systeem. Binnen de 7 kalenderdagen nadat een gebruiker het systeem verlaat brengt de beheerder van het systeem de OVAM hiervan op de hoogte via een e-mail naar transport@ovam.be.


De beheerder van het systeem brengt de OVAM op de hoogte van elke wijziging in het systeem en legt de wijziging ter goedkeuring voor aan de OVAM volgens de in dit artikel beschreven procedure voor de aanvraag van een goedkeuring.


Als het systeem op eender welk moment niet blijkt te voldoen aan de opgelegde vereisten of als het systeem niet in overeenstemming blijkt te zijn met de beschrijving in het aanvraagdossier, kan de OVAM de goedkeuring van het systeem opheffen. In dit geval stuurt de OVAM een aangetekende brief naar de beheerder van het systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren met de mededeling dat de OVAM zich heeft voorgenomen om de goedkeuring op te heffen en de motieven die daartoe de aanleiding zijn geweest. De beheerder van het systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren beschikt daarna over een termijn van veertien kalenderdagen om zijn verweermiddelen kenbaar te maken of om aan te tonen dat zijn zaken ondertussen in orde zijn gebracht. Hij kan vragen om gehoord te worden.


Als de verweermiddelen of de voorgestelde remediërende maatregelen niet voldoen beslist de OVAM tot de opheffing van de goedkeuring. De OVAM meldt dit met een aangetekende brief aan de beheerder van het systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren, met vermelding van de motieven. De OVAM licht de gebruikers van het systeem in over de opheffing van de goedkeuring.


De opheffing van de goedkeuring is blijvend. Als een beheerder nadien opnieuw goedkeuring wil verkrijgen voor een systeem voor de aflevering en het beheer van digitale identificatieformulieren zal hij een volledig nieuw dossier moeten indienen en de goedkeuringsprocedure opnieuw doorlopen.


Art. 6.1.5.3.

Een systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

het digitaal identificatieformulier wordt door alle betrokken actoren die verplicht zijn om het identificatieformulier te ondertekenen, door middel van een betrouwbare, rechtsgeldige digitale handtekening gewaarmerkt, die de koppeling aan het digitale identificatieformulier waarborgt. Tenzij op andere wijze aangetoond, wordt een methode van digitale ondertekening geacht betrouwbaar te zijn, als de digitale ondertekening:
  a) op unieke wijze is gekoppeld aan de ondertekenaar;
  b) de mogelijkheid biedt de ondertekenaar te identificeren;
  c) wordt gecreëerd met middelen die onder de exclusieve macht van de ondertekenaar vallen;
  d) zodanig gekoppeld is aan de gegevens waarop deze betrekking heeft dat latere wijziging van de gegevens traceerbaar wordt;
de gebruiksvoorwaarden van het systeem moeten vermelden dat de actor die verantwoordelijk is voor de opmaak van het identificatieformulier, verantwoordelijk is voor de gegevens in het systeem ongeacht wie de gegevens heeft ingebracht;
het digitale identificatieformulier dient de gegevens te bevatten en aan de voorwaarden te voldoen, opgenomen in artikel 6.1.1.2, §2;
de gegevens vervat in het digitale identificatieformulier en de logbestanden met alle wijzigingsinformatie zijn toegankelijk voor elke daartoe gerechtigde partij;
de procedure voor het afleveren van het digitale identificatieformulier moet de integriteit van de daarin vervatte gegevens waarborgen vanaf het tijdstip waarop zij voor de eerste maal ondertekend wordt en in alle gevallen voor het transport aanvat. Bij elke extra ondertekening of aanvulling zal de integriteit van de gegevens opgenomen in het digitale identificatieformulier gewaarborgd zijn. De integriteit van gegevens staat vast als zij volledig en ongewijzigd zijn gebleven. De gegevens vervat in het digitale identificatieformulier en de logbestanden zijn uniek en hebben slechts betrekking op één transport;
de gegevens van het digitale identificatieformulier, alsook de logs van alle wijzigingen, moeten 5 jaar bewaard worden door de betrokken bedrijven. Dit betekent dat gebruikers die uit het systeem stappen nog vijf jaar de gegevens van de digitale identificatieformulieren moeten kunnen raadplegen. Als ervoor gekozen wordt om de gegevens van de digitale identificatieformulieren van de laatste vijf jaren te kopiëren naar een ander systeem, moeten de gegevens op dezelfde manier gevisualiseerd kunnen worden als vermeld in artikel 6.1.5.4, inclusief de gegevens van de log met de wijzigingen;
het dubbel gebruik van digitale en papieren identificatieformulieren voor hetzelfde transport is verboden. Als er toch twee kopieën zouden bestaan geldt steeds de digitale versie;
de beheerder van het systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren is verplicht om elke actor die hij toelaat tot het systeem, te registreren in een register.

 


Art. 6.1.5.4.

Toezichthouders en andere bevoegde inspectiediensten dienen op eenvoudig verzoek online toegang te verkrijgen tot de gegevens van de digitale identificatieformulieren van gecontroleerde transporten.


De gegevens van het digitale identificatieformulier van een gecontroleerd transport moeten door alle toezichthouders en andere bevoegde inspectiediensten onmiddellijk en eenvoudig te consulteren zijn. Het digitale identificatieformulier dient, ook tijdens de controle, voldoende leesbaar te zijn voor controledoeleinden.


Het systeem laat toe dat bij een controle van een transport de gegevens van het identificatieformulier op een scherm getoond kunnen worden aan de toezichthouders en andere bevoegde inspectiediensten en eveneens gevisualiseerd kunnen worden in een documentformaat bijvoorbeeld pdf. Als er een model van formulier in de wetgeving is vastgesteld neemt de visualisatie in documentformaat deze structuur aan.


Alle gegevens van het identificatieformulier en de bijhorende logbestanden met wijzigingsgegevens moeten bij een controle van een transport volledig gevisualiseerd kunnen worden in een documentformaat, ongeacht in welk stadium van het transport de controle plaats vindt. De gegevens in de logbestanden moeten gelijktijdig met de gegevens van het bijhorende identificatieformulier in één bestand gepresenteerd en gevisualiseerd kunnen worden.


Vanaf 1 januari 2023 moeten de gegevens van alle digitale identificatieformulieren en de bijhorende logbestanden voor de toezichthouders en andere bevoegde inspectiediensten toegankelijk zijn voor handhavingsdoeleinden en de tracering van afvalstoffen. De toezichthouders en de andere inspectiediensten dienen hierbij wel rekening te houden met het vertrouwelijk karakter van de gegevens op de identificatieformulieren.


Art. 6.1.5.5.

De gegevens van het transport moeten op het digitale identificatieformulier ingevuld worden voor vertrek van het transport en mogen vanaf het vertrek van het transport niet meer gewijzigd worden. Elke aanvulling wordt gelogd en ook dan worden de gegevens bevroren samen met de handtekening van degene die de wijziging/aanvulling heeft doorgevoerd.


De log van alle wijzigingen zoals datum, bron, wijziging/aanvulling die bij een formulier hoort wordt vanaf het moment van de controle en zo lang de toezichthouders en andere bevoegde inspectiediensten het nodig hebben, aan de inspectiediensten ter beschikking gesteld samen met de gegevens van het formulier of de visualisatie van het formulier.
 


Art. 6.1.5.6.

Het register, vermeld in artikel 6.1.5.3, 8°, bevat tenminste het ondernemingsnummer van de gebruikers en wordt op eenvoudige vraag aan de OVAM en de toezichthoudende overheid ter beschikking gesteld. De overeenkomsten voor toetreding tot het systeem zijn eveneens toegankelijk voor de betrokken overheden.


Art. 6.1.5.7.

Als er door de OVAM meerdere systemen voor het afleveren van digitale identificatieformulieren worden goedgekeurd, moet er een interoperabiliteit tussen de verschillende systemen voorzien worden. De beheerder van het systeem is hiervoor verantwoordelijk.


Art. 6.1.5.8.

De minister kan de technische specificaties voor de digitale identificatieformulieren en hun inhoud en de systemen voor het afleveren van digitale identificatieformulieren en hun interoperabiliteit verder specificeren.